Как эффективно использовать свое время

Всем приветик!

Уверена, что каждая из вас хоть иногда жалеет, что в сутках всего 24 часа. Потому что порой их совсем не хватает :(. Задач много, а времени очень мало.

Вот и Анастасия столкнулась с этой проблемой:

Привет! У меня к тебе вопрос. Школа на данный момент занимает большую часть времени. Дело все в том, что в школе я отличница, следовательно, надо поддерживать статус и учиться на отлично. Также я староста класса, поэтому все дела класса ложатся на мои плечи. Дома тоже не все гладко. Надо сделать уроки, убрать комнату и т.д. То есть времени на саму себя, как ты уже поняла, не хватает. Подскажи, пожалуйста, как успевать делать все дела, но при этом хоть иногда отдыхать. Порекомендуй систему планирования, потому что в голову иногда приходят идеи разного характера, и надо куда-нибудь их записывать, но я все не успеваю. Поэтому я бы хотела видеть статью на эту тему.

Поскольку с организацией времени и у меня в последнее время небольшие проблемы, сегодня с вами советами о том, как эффективно использовать свое время, поделиться моя старшая сестра Тоня. Она у меня специалист по этому :).

***

Здравствуйте, дорогие девушки!

В этой статье я хочу поделиться своими инструментами и наработками о планировании. Но, прежде чем я начну рассказывать о них, советую прочитать статью Тамилы «Как все успеть». Она отлично дополнит мою информацию.

Во-первых, если есть проблемы со временем, то нужно сначала отследить, куда оно уходит. В этом поможет хронометраж. Самый простой вариант – тетрадь в клеточку. Одна строка – один день. Одна клеточка – 15 минут (на час 4 клеточки). Разграничь линией каждый час и подпиши его (7, 8, 9 и т.д.).

Придумай условные обозначения для каждого вида деятельности (например, красная прямая линия – уроки, волнистая синяя – личная гигиена, крестики зеленого цвета – домашняя работа, крестики красного цвета – домашнее задание и т.д.).

Вот пример (прошу прощения за качество, быстро набросала от руки :)):

Хотя бы в течение 1 недели каждый день отмечай, куда ушло твое время (причем отмечать надо сразу, а то вечером не вспомнишь). Да, это не просто, но очень эффективно.

Такой хронометраж позволит тебе найти «пожиратели времени» и устранить их. Также ты поймешь, сколько времени у тебя уходит на дорогу, личную гигиену, домашние дела и т.д. А это очень важно, ведь в планировании на день или неделю нужно знать, сколько (хотя бы примерно) тебе нужно времени на тот или иной вид деятельности.

Время летит — это плохая новость. Хорошая новость — вы пилот своего времени. Майкл Альтшулер

Во-вторых, чтобы эффективно использовать время, нужно его планировать. Четкие планы на день, расписанные по времени не позволят тебе отвлекаться и «зависать» на чем-то одном. Именно по этой причине возникает парадокс, что чем больше дел на день, тем больше ты успеваешь сделать. Действительно, это так, ведь когда над тобой висит огромный список дел, расслабляться и отвлекаться некогда.

Или вы управляете днём, или день управляет вами. Джим Рон

В-третьих, нужно правильно подобрать для себя инструменты планирования. Пробуй самые различные инструменты (ежедневники, планировщики, бумажные и электронные, приложения для смартфонов и т.д.) и оставляй то, что подходит тебе.

Лично я использую обычный бумажный ежедневник (в него я записываю текущие дела на день). Кроме того, я использую Google календарь, который позволяет мне видеть объем работ на месяц (я просто включаю вкладку «месяц»). До Google календаря я просто распечатывала пустой бланк календаря на месяц (только делала большие клетки дней) и записывала задачи туда.

Чем мне помогают эти инструменты? Ежедневник позволяет видеть список задач на конкретный день. А вот календарь на месяц (можно делать на неделю) дает возможность, во-первых, ничего не пропустить (имею ввиду работу/задачи), во-вторых, сразу показывает сильно загруженные дни (таким образом, ты заранее можешь разгрузить их).

Чтобы было понятнее, пример :). Итак, тебе сегодня задали реферат по истории, который нужно сдать 2 декабря. Ты вносишь это в свой календарь (можешь ставить эту задачу на 2 декабря, но до этого дня нужно выделить время на ее реализацию т.е. сразу ставишь задачу написания реферата на 30 ноября — 1 декабря). Аналогично поступаешь с другими задачами.

Лично мне такой подход позволяет делать все вовремя, видеть объем работ и распределять их равномерно.

Расписание защищает от хаоса и прихоти. Энни Диллард

А теперь несколько советов, которые косвенно касаются использования времени.

Первый совет. Чтобы идеи не забывались, заведи специальный блокнот. Если это будет бумажный блокнот, то для удобства в нем можно сделать цветные закладки (каждая закладка – раздел под конкретную сферу/деятельность).

Из онлайн-сервисов лично мне нравится (и я его использую) Evernote. В нем можно создавать блокноты, к каждой записи проставлять метки, по которым удобно потом искать нужную информацию. Еще один плюс Evernote – есть версии для iOS и Android, а также для компьютера. То есть Evernote у тебя всегда под рукой (плюс он автоматически синхронизируется – сделав запись на смартфоне, ты можешь посмотреть ее и на компьютере, и наоборот).

Второй совет. Научись делегировать. Основная задача старосты – не взвалить на себя всю работу, а правильно ее распределить между всеми. Да, сначала они будут делать это хуже тебя, но со временем все наладится, а ты почувствуешь облегчение. Начать можешь с мелких дел.

На сегодня все :). Спасибо всем, кто дочитал эту большую статью до конца! Желаю вам успехов!

Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна. Джексон Браун